תעדוף השיחות האישיות בצוות
איך נערך לתהליך ניהול שיחות אישיות עם הצוות?
מה יעזור לנו לתעדף ולנהל את השיחות האישיות עם צוות העובדים בזמן חירום?
כלי זה כולל המלצות והנחיות שיאפשרו לך לנהל את משאבייך בצורה הטובה ביותר ממצב הכניסה למצב החירום עד למצב ניהול שגרת חירום.
בשעת חירום, יש לנו כמה צרכים מרכזיים:
להרגיש שאנחנו לא לבד
למצוא יותר מקומות לשיח יותר רגשי ואישי
אנחנו מחפשים שייכות, הקשבה, משמעות, אמון, בעיקר מהממונים עלינו
לחזור לתפקד ולייצר משמעות
לקבל תמיכה
זו המשימה המנהיגותית הגדולה שלנו,
תוך כדי שאנחנו זקוקים לאותם הדברים ממש.
מה הדברים העיקריים שנרצה לברר בשיחה אישית עם העובד בזמן חירום?
-
מהם הקשיים והאתגרים המרכזיים של כל עובד.
-
לקבל תמונת מצב כללית על מצבו של העובד/ת.
-
לבחון איך העובדים שלנו הגיב למצב המשברי הנוכחי
-
לבחון מה הפתרונות/מענים שנוכל להציע לעובד ואיך כדאי לנו לפנות אליו
בכל נקודת בזמן מצב החירום תפקידה של השיחה האישית עשוי להשתנות.
כדי לנהל את השיחות האישיות בצורה מיטבית בזמן משבר, נדרש מאיתנו להערך ברמת המיקרו-ברמה האישית לקראת שיחה עם כל אחד מאנשי הצוות . לצד זה, הערכות ברמת המיקרו- מיפוי ותעדוף של קיום השיחות האישיות על מנת לנהל את המשאבים המוגבלים שיש לנו בזמן המשבר. כאן תמצאו כלים שיסייעו להם בניהול של שני המישורים.
מה הפתרון?
תיעדוף: איתור העובדים שרמת הצורך שלהם גבוהה + הכנה מוקדמת
מה האתגר שלנו?
המשאבים שלנו יקרים ומוגבלים במיוחד במצב חירום. זמן- אין, עומס משימות לצד עומס רגשי וקוגניטיבי כמנהלים
מה המשימה שלנו?
לקיים שיחות אישיות עם כלל הצוות בתחילתו של מצב החירום.
קיום שיחה אישי בזמן חירום עם כלל העובדים הוא מה ותי. לכן, לפני שנערך לכל אחת השיחות האישיות, עלינו ליצור תיעדוף לסדר זימון הצוות שלנו לשיחה אישית, על מנת לתת מענה למי שנראה שהושפע במידה הרבה יותר ממצב החירום ואנחנו סבורים שכדאי להציע תמיכה/בירור באופן מידי ככל האפשר.
איך נעשה את זה?
בעזרת הכלי שיציע לנו סט שאלות וקריטריונים לתיעדוף.
כלי התעדוף יסייע לנו בתחילת המשבר או מצב החירום. ניתן להיעזר בו בכל נקודה בה יהיה עלינו לנהל מספר רב של שיחות אישיות.
עונים על סדרת השאלות שנועדו לאפשר לנו להעריך את מצבו של איש הצוות.
עונים על השאלות, כל אחד מקבל נקודה על תשובה חיובית, מי שצבר הכי הרבה נקודות נתעדף גבוהה.
דגשים חשובים למיפוי הצוות:
-
ניתן לקבוע פגישה של צוות מוביל לענות יחד על השאלות
-
או לשלוח מראש את השאלון לצוות כדי לערוך בירור מקדים ולהשלים בעצמנו את הפרטים
-
חשוב לצרף לפרטים שמסר העובד את ההערכה שלנו לאופן ההתנהלות והתפקוד שלו- בזמן חירום.
-
העריכו את העובד ביחס למצבו האישי לפני המלחמה (בייחוד אם לפני המלחמה היה פתוח וחברותי) יותר צריך להדליק נורה אדומה.
-
שימו לב- אם אתם מזהים שיש חוסרים, או פערים גדולים מידי במידע לגבי חלק מהעובדים כדאי לתעדף גם אותם גבוה.
בנוסף לקריטריונים אלו, חשוב להשתמש בשיקול דעת ורגישות בעת בחירת עובדים לשיחה אישית.
את התיעדוף עבור השיחות האישיות כדאי ליצור על סמך הניקוד- מהגבוה לנמוך, לתעדף גבוה יותר מי שפנה אליכם ובנוסף, מי שהמידע לגביו היה חסר ביחס לעובדים האחרים.
לאחר איסוף כלל המידע, ניתן לקיים ישיבת/שיחת צוות מוביל קצרה על מנת לקבל החלטה על תעדוף השיחות האישיות.